Työyhteisösovittelu käynnistyy yleensä työntekijöiden välisen konfliktin vuoksi. Usein käy niin, että tuo mitätön heitto vaikka pikkujouluissa monta vuotta sitten, jää kaihertamaan toisen osapuolen mieltä ja lopulta se vaivaa niin pahasti, että se vaikuttaa koko tiimin työskentelyyn. Välttämättä kukaan muu kuin tämä yksi pitkämuistinen henkilö ei tiedä syytä, että mikä työyhteisössä oikein on vialla. Se saattaa näkyä vaikka lyhytkestoisina työsuhteina, tehottomuutena tai surkeina tuloksina työhyvinvointikyselyissä.
Ongelma saattaa näkyä muille esimerkiksi siten, ettei yksi työntekijä suostu tekemään töitä yhteisessä projektissa jonkun kanssa, ei tule kahville samaan aikaan jos siellä on tämä yksi henkilö tai hän mykistyy tai poistuu välittömästi toisen liittyessä seuraan. Saattaa olla haasteita vaikka työvuorojen suunnittelussa tai toiminnan kehittämisessä jos yhteistyö ei onnistu. Tai kun pakko on välittää joku asia epämieluisan henkilö tietoon, hän käyttää välikäsiä, jolloin se työllistää muita ja resurssia turhaantuu. Vähitellen tilanne hankaloittaa usean henkilön tai jopa kaikkien työtä. Sitten jollakulla työyhteisön jäsenellä palaa käämi ja hän ryhtyy puhumaan epäkohdasta joko esihenkilölle tai työsuojeluvaltuutetulle.
Tällöin esihenkilön vastuulla on puuttua tilanteeseen ja tehdä voitavansa, mutta usein tilanne saattaa jopa pahentua, kun se otetaan puheeksi ellei esihenkilöltä löydy tarvittavaa osaamista tilanteen hoitamiseksi. Toivottavasti viimeistään silloin esihenkilö kutsuu paikalle työyhteisösovittelijan.
Sovitteluprosessissa ovat mukana kaikki työyhteisön jäsenet, ketä konflikti tai kahnaus on koskettanut. Eli yleensä koko tiimi. Esihenkilön (johdon) sitoutuminen sovitteluprosessiin on erittäin tärkeää.
Prosessi menee kutakuinkin näin:
- Kaikille yhteinen alkuinfo, 1 h
- Erilliskeskustelu jokaisen työntekijän kanssa, 1-1,5 h
- Yhteiskeskustelu, ½ pv
- Seurantatapaaminen parin, kolmen kuukauden kuluttua, johon kaikki osallistuvat, 2 h
Peruskaavaan voi tulla myös muutoksia. Esim. tilanne saattaa vaatia kahden työntekijän välisen keskustelun tai kaksikin. Tai useamman yhteistapaamisen ennen kuin sovinto eli kirjallinen sopimus saadaan tehtyä.
Restoratiivisen sovittelun tavoitteena on löytää sovinto ja eheyttää osallistujien kokemuksia. Prosessissa ei etsitä syyllisiä tai mietitä rangaistuksia vaan ratkaisuja ja keskitytään tulevaan.
Pyytämällä paikalle ulkopuolinen sovittelija varmistetaan tasapuolisuus ja puolueettomuus. Sovittelija ei asetu kenenkään puolelle prosessissa, vaan hän fasilitoi keskustelua ja esittää kysymyksiä. Sovittelijalla on vaitiolovelvollisuus eikä hän nosta yhteiseen keskusteluun luottamuksellisissa erilliskeskusteluissa kuulemiaan asioita, vaan on tärkeää säilyttää konfliktin ”omistajuus” osallisilla itsellään. Se tarkoittaa, että yhteisessä keskustelussa käsitellään vain niitä aiheita, joita osallistujat itse nostavat esiin. Sovittelijan tehtävänä on kuitenkin huolehtia, että kaikki tulevat kuulluksi ja varmistaa jokaisen osallistuminen sovinnon löytymiseksi.
Sovittelu on keino ratkaista riitatilanteet ja saada työyhteisöön sopu aikaiseksi. Täten sovittelulla on suora vaikutus työhyvinvointiin, työn laatuun ja tuottavuuteen. Lisäksi onnistunut sovitteluprosessi lisää sitoutumista ja kohentaa työnantajakuvaa.